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(Heft 2/2018)
Jobcenter Düsseldorf und Arbeitsagenturen in NRW bauen E-Service Schritt für Schritt aus

Digitalisierung in Jobcenter und Arbeitsagentur

Der Weg zurück in Arbeit kostet oft Energie, da sollen die Jobsuche und die Zusammenarbeit mit dem Jobcenter nicht auch noch zusätzliche Zeit rauben. Mit digitalen Mitteln verkürzt das Jobcenter Düsseldorf-Süd die Wartezeiten: Kunden können online Termine vereinbaren und Antragsverläufe abrufen. Diese Ideen finden bereits Nachahmer. Sie sind zwei Beispiele von vielen für die Digitalisierung von Serviceleistungen in der Arbeitsverwaltung.

Der Mann klingt freundlich und ein wenig blechern. „Sie möchten wissen, wie lange Sie im Jobcenter Düsseldorf warten müssen?“, fragt die Stimme im Infovideo der Behörde und empfiehlt, sich die Information über die Homepage des Jobcenters im Internet zu holen. Dort ist stets aktuell zu verfolgen, wie viele Menschen bereits eine Beratung zu Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) II wünschen und welche Wartezeit dadurch entsteht. Wem diese zu lang erscheint, kann für einen der nächs­ten Tage einen freien Wunschtermin online reservieren – für den Folgetag ist die Buchung bis 0.00 Uhr möglich. Die Bestätigung kommt per Mail ins Haus, für den Eingangs- und Neukundenbereich mitsamt einem QR-Code, der den Termin gespeichert hat. Der Code wird als Ausdruck oder im Handy mitgebracht und im Empfangsbereich des Jobcenters vor einen Scanner gehalten. Daraufhin wirft der angeschlossene Drucker einen Nummernzettel aus – wie für alle Wartenden. Die Aufrufanlage allerdings erkennt die Nummer dieses Online-Kunden als eine mit „eingebauter Vorfahrt“, auf dem Bildschirm in der Eingangszone rückt sie automatisch ganz nach oben in der Warteliste. Das ähnelt Verfahren in Straßenverkehrsämtern oder Reisecentern der Bahn, mit der Besonderheit, dass online gebuchte Termine die Warteschlange im Jobcenter umgehen dürfen. So löst das Jobcenter ein Versprechen ein: „Wer seinen Termin online gebucht hat, soll nicht länger als maximal fünf Minuten auf das Beratungsgespräch warten müssen“, sagt Ingo Zielonkowsky. Er ist Geschäftsführer des Jobcenters Düsseldorf, dessen Standort Süd als erste Einrichtung dieser Art in Deutschland Ende 2016 den Service der Online-Terminierung eingerichtet hat. Im April 2018 folgten auch die beiden anderen Jobcenter-Standorte der Stadt diesem Vorbild – außerhalb Düsseldorfs übernehmen bereits Dortmund und Oberhausen die Idee.

Ziel sei es, die Wartezeiten der Kunden zu reduzieren und die Prozesse zu entzerren sowie den Beschäftigten des Jobcenters eine bessere Vorbereitung auf die Gespräche zu erlauben, sagt Ingo Zielonkowsky. Je mehr Standardprozesse digital ablaufen könnten, umso besser werde auch die Arbeitsatmosphäre. „Denn fast jede persönliche Vorsprache verursacht Wartezeit und kann in vollen Wartebereichen für Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern sorgen.“ Wichtig sei aber, dass Kunden weder zu gesteigerter Online-Aktivität gedrängt werden noch reduziere das Jobcenter Öffnungszeiten oder Gesprächstermine.

1.000 online gebuchte Termine im Monat
 

So organisieren inzwischen etwa 1.000 Menschen pro Monat ihren Gang zum Jobcenter digital. 500 dieser Termine finden an den Schaltern im Eingangsbereich statt, der den Großteil des Publikumsverkehrs im Jobcenter bedient. Aktuell sind das ca. 13 Prozent aller Beratungen im Eingangsbereich, sagt Thomas Saponjac, operativer Bereichsleiter. Hinzu kommen 280 online gebuchte Termine für Gespräche mit den zuständigen Arbeitsvermittlern des Jobcenters. Hier werden in den Mail-Bestätigungen anstelle von QR-Codes Etage und Büronummer des jeweiligen Arbeitsvermittlers mitgeteilt. Der Grund: Für Fragen der Arbeitsvermittlung oder Weiterbildung stehen – anders als im Eingangsbereich – bestimmte Mitarbeiter für den jeweiligen Kunden als persönliche Ansprechpartner über den gesamten Eingliederungsprozess zur Verfügung. Die Zuordnung während der Online-Terminierung ist hier möglich, weil vor der Termin­absprache eine Kundennummer einzugeben ist. Weitere 170 Online-Terminanfragen gehen von Menschen ein, die erstmals ALG II oder Sozialgeld beantragen wollen. „Diese Zahlen haben sich auf einem ansprechenden Niveau eingependelt, sind durch zusätzliche Werbung aber ausbaufähig“, sagt Ingo Zielonkowsky.

So komfortabel und öffentlichkeitswirksam dieses Angebot zur Online-Terminierung auch ist, berührt es die Beziehung von Leistungsempfänger und Behörde zunächst erst an der Oberfläche. Denn es entlastet das Jobcenter durch das teilweise Verlagern der Erstkommunikation in die digitale Welt. Dort baut die Bundesagentur für Arbeit (BA) als staatliche Einrichtung der Arbeitsvermittlung, Beschäftigungsförderung und Leistungsgewährung die interaktiven Möglichkeiten für weite Teile der Bevölkerung sukzessive aus. „Das große Ziel ist ein übergeordnetes Portal, in dem ich als Kunde lebenslang E-Services nutzen kann“, sagt Michael Stein, Leiter des Fachbereichs „Lebensunterhalt sicherstellen“ und Digitalisierungs-Experte bei der Regionaldirektion NRW der Bundesagentur für Arbeit (BA). Auf dem Weg dorthin kommt die BA mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten voran. Zunächst würden digitale Projekte im Rechtskreis des SGB III erprobt und erfolgreich eingeführt, um sie dann schrittweise auch auf die Bereiche des SGB II – hier: die Jobcenter in gemeinsamen Einrichtungen (Jobcenter gE) – zu übertragen.

ALG II: Antrag auf Weiterbewilligung bald online möglich
 

Ein Beispiel sei die eAkte, der digitale Aktenordner für alle Unterlagen eines Kunden, der bereits einmal zum Beispiel mit Arbeitsagentur oder Familienkasse in Berührung gekommen ist. „Für den Bereich des SGB III ist sie komplett eingeführt, beim SGB II ist die letzte Welle in Nord­rhein-Westfalen so gut wie abgeschlossen“, sagt Michael Stein. Somit hätten dann auch alle Jobcenter gE im Bundesgebiet Zugriff auf die digitalen Unterlagen der Kunden. Das versetzte Vorgehen begründet Michael Stein unter anderem mit den unterschiedlichen politischen Rahmenbedingungen und der größeren Rechtssicherheit im SGB III, in dem die Arbeits­agenturen in Bund, Land und Kommunen sich bewegen. Es sei einfacher, digitale Entwicklungen und Automatisierung in einem Umfeld zu entwickeln, dass in geringerem Maße von Veränderungen durch Gerichtsurteile und Gesetzesänderungen betroffen sei. Während im Rechtsgebiet des SGB III der Online-Antrag auf Arbeitslosengeld I inzwischen möglich ist, bleibt dieser Weg für den Erstantrag auf ALG II im Rechtsgebiet des SGB II, das in den Verantwortungsbereich der Jobcenter fällt, vorerst versperrt. Hier sei der Beratungsbedarf viel höher einzuschätzen, sagt Michael Stein. „Der Erstantrag ist deutlich vielschichtiger als beim ALG I“, sagt Michael Stein, da Vermögen und Einkommen eine Rolle spielten und verschiedene Anrechenarten existierten. Deswegen seien auch die Teams für Neukunden in den Jobcentern nach wie vor personell stark besetzt. „Es ist weder in Sichtweite noch in Planung, das digital abzubilden.“ Einen Fortschritt erwartet sich auch Jobcenter-Geschäftsführer Ingo Zielonkowsky von der Möglichkeit, zumindest den Antrag auf Weiterbewilligung von ALG II künftig online stellen zu dürfen. Das ist für 2019 in Vorbereitung.

Heute ist es Kunden im zentralen Online-Portal der BA (www.arbeitsagentur.de) bereits möglich, bestimmte Behördengänge zu umgehen und Anliegen zeitsparend am Rechner zu erledigen. Im öffentlichen Teil der digitalisierten Dienste erlaubt die Agentur unter dem Menüpunkt „eservices“ unter anderem, sich in einem ersten Schritt arbeitssuchend zu melden, sich wieder abzumelden, Arbeitslosen- oder Insolvenzgeld zu beantragen, Bewerbungsmappen zu erstellen, die Jobbörse zu nutzen oder Kindergeld zu beantragen. Je nach Berufsbio­grafie und Lebenssituation haben viele Menschen die Angebote bereits auf unterschiedlichen Internetseiten genutzt.

„Über einen zentralen Registrierungs- und Authentifizierungsdienst werden jetzt alle Dienste organisch zusammengeführt, sodass ich mich nur einmal anmelden muss und dann mein Anliegen lebenslagenspezifisch auswählen kann“, sagt Michael Stein. Im Internet-Portal der Agentur, das Ende 2016 unter dem Projektnamen Anwender-Portal Online-Kunde (APOK) erstmals komplett umgebaut wurde, seien allerdings noch nicht alle digitalen Angebote miteinander verknüpft, Apps und weitere Dienstleistungen befänden sich im Aufbau.
Bescheid „auf einen Klick“ noch keine Option

In der Düsseldorfer Regionaldirektion NRW der Bundesagentur für Arbeit ist Michael Stein mit allen Fragen der Online­entwicklung betraut. Schon vor seinem Wechsel nach Düsseldorf im Januar 2017 arbeitete er auf diesem Feld für die Nürnberger Zentrale der BA, „die nicht ohne Digitalstrategie auskommt, wenn sie den Anspruch erfüllen will, erster Dienstleister im Arbeitsmarkt zu sein.“ Zugleich seien immer weniger Bürger gewillt, ein Amt aufzusuchen, um einen Antrag zu stellen oder ein Formular abzuholen. Hier digitale Angebote zu machen sei mithin zeitgemäß und „eine Kundenerwartung, die wir erfüllen müssen.“

In Nürnberg verantwortete Michael Stein verschiedene Projekte der digitalen Transformation, z. B. das Projekt, den Antrag auf Arbeitslosengeld (ALG) I online stellen zu können. Dies ist ein relevanter Service, denn nach Auskunft von Michael Stein läuft mit über 40 Prozent inzwischen fast jeder zweite Antrag auf ALG I digital ein. Im Vergleich dazu führt die eAkte eher ein Leben im Hintergrund der elektronischen Datenverarbeitung: Kunden merken wenig davon, wenn eingereichte Formulare oder Anträge nicht länger in Aktenhalter wandern, sondern nun digitalisiert und gespeichert vorliegen. Die Mitarbeitenden in Arbeitsagenturen und Jobcentern spüren den Unterschied gleichwohl, ihr Vorteil liegt im unbegrenzten Zugriff: „Losgelöst vom konkreten Ort und von der Frage der Aktenhaltung können wir mit digitalen Dokumenten arbeiten, was überhaupt erst die Grundlage schafft, weitere Funktionen und Digitalisierungsprozesse einzuführen“, sagt Michael Stein.

In die eAkte gelangen also im Bereich der Regionaldirektion NRW ungefähr je zur Hälfte am Rechner eingegebene und handschriftlich ausgefüllte Anträge auf ALG I. Die eAkte schafft im Wesentlichen ein Abbild des Dokuments plus Metadaten, die auf dem Formular in einem QR-Code stecken. Der Code enthält Daten wie Kunden- und Dienststellennummer sowie als Aktentyp etwa Antrag oder Bescheinigung. „Dadurch sind wir über ein Routingsystem in der Lage, den Vorgang digital an die richtige Stelle zu bringen und dem Kunden zuzuordnen“, sagt Michael Stein. „Es ist also nicht so, dass diese Dokumentendatei überhaupt keine Daten enthielte.“ Allerdings werden die relevanten Antragsinhalte noch nicht automatisch ausgelesen, was grundsätzlich technisch möglich wäre – dafür legt weiter ein Mitarbeiter Hand an. Anders ist es, wenn Kunden die Masken des Online-Formulars direkt mit Eingaben füttern. Dann laufen die Informationen bereits strukturiert ein, was die direkte Integration der Daten in die Arbeitsprozesse der Behörde beschleunigt.

Noch stößt die Digitalisierung an Grenzen. Der „Bescheid auf Knopfdruck“ sei zwar eine Vision in den Online-Projekten der BA, ihn werde es aber auf absehbare Zeit nicht geben, glaubt Michael Stein. Das liege an politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sowie an kassenrechtlichen Vorschriften. Aktuell gelte für Finanztransaktionen das Vier-Augen-Prinzip: Ein Mitarbeiter erstellt einen Bescheidentwurf, den er genau geprüft haben muss. Ein Kollege ordnet den Bescheid formal an und gibt ihn frei. „Hier ist aktuell nur eine technische Unterstützung denkbar, maximal der automatisch erstellte Entwurf“, sagt Michael Stein. „Ohne Änderung des rechtlichen Rahmens werden weiterhin zwei Mitarbeitende den Vorgang durchführen und abschließen müssen.“

„An der Schwelle zur Automatisierung“
 

Ein wenig Spielraum für Automatisierung sieht Michael Stein gleichwohl: Erkenne das System etwa eine fehlende Arbeitsbescheinigung oder Unterschrift, könne es direkt eine entsprechende Nachricht an den Antragsteller zurückmailen. An diesem Fall lässt Digitalisierung sich gut von Automatisierung unterscheiden. Digitale Wege beschreitet eine Behörde, wenn Antragsformulare sich online abrufen lassen oder Bürgern über das Antragstellen im Netz die Mitarbeit möglich ist. Automatisierung greift in den Bearbeitungsprozess ein, etwa wenn ein IT-Verfahren Daten maschinell auswertet und auf Plausibilität prüft. „Diese Entwicklung wird noch kommen, wir befinden uns erst an der Schwelle zur Automatisierung“, sagt Michael Stein.

Teststudien prüfen einige Aspekte schon jetzt auf Machbarkeit. Etwa die Robotic Process Automation (RPA), nach der ein Mitarbeiter durch eine Art virtuellen Nutzer bei Prozessschritten ersetzt wird. Die künstliche Intelligenz werde dabei in der Lage sein, Datenarbeit und IT-Verfahren zu verknüpfen: sich also auf einem Rechner anzumelden, Programme aufzurufen, Eingaben zu tätigen, Programme wieder zu schließen und so fort. „Dafür wäre ein kompletter Umbau der IT-Infrastruktur nötig – eine Mammutaufgabe“, sagt Michael Stein. Konkreter ist dagegen, zunächst einmal Daten aus verschiedenen IT-Systemen der Bundesagentur medienbruchfrei wandern zu lassen, – damit beispielsweise Einträge in Kindergeldakten oder aus der Jobbörse für Angaben im Arbeitslosengeldantrag nutzbar sind. Dafür sind vorhandene Schnittstellen anzupassen. „Diese Arbeit ist ressourcenintensiv und dauert lange, weil sie parallel zum laufenden Betrieb erfolgen muss und die Programmversion jeder Software gewissen Restriktionen unterliegt“, sagt Michael Stein.

Wo Automatisierung ins Spiel kommt, treibt Arbeitnehmer die Sorge um, als Verlierer vom Feld zu gehen. Dass Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen Entlassungen in Arbeitsagenturen und Jobcentern zur Folge haben könnten, glaubt Michael Stein derweil nicht. Das zeige die Erfahrung aus der Vielzahl online gestellter ALG-I-Anträge. Früher sei es möglich gewesen, beim verbindlichen Gesprächs­termin in der Arbeitsagentur sofort offene Fragen zu klären. „Wenn wir heute den Onlinekanal für die Anträge öffnen und Unterlagen fehlen, ist selten klar, wie lange wir auf sie warten müssen.“ Da es offen ist, ob der Kunde Unterstützung beim Beschaffen der Papiere benötigt, müssten die Sachbearbeiter „antizipieren, wann noch einmal Kontakt aufzunehmen ist. So müssen sie in diesem Prozess letztlich häufiger nachfassen als früher“, sagt Michael Stein. Damit gebe es zumindest hier nicht den erhofften Effizienzgewinn durch Digitalisierung. „Die Prozesse verändern sich, aber nicht unbedingt so, dass die Arbeit weniger würde.“

Die BA und ihre Regionaldirektionen arbeiten bei der Digitalisierung also über die Integration verschiedener Systeme und Services an großen Lösungen, wenngleich „die Entwicklung eher schleichend und in kleinen Schritten vorankommt“, sagt Michael Stein. Die gewünschten IT-Verfahren benötigen auch deshalb Zeit, weil die genutzten Softwarelösungen der Zentrale, Regionaldirektionen und der lokalen Agenturen für Arbeit mitsamt operativer und interner Services, Eingangszonen und Servicecentern bundesweit miteinander online verbunden seien und jede kleine Schnittstellenveränderung zu weiteren Komplexitätssteigerungen führt. Jobcenter wie das in Düsseldorf-Süd könnten dagegen leichter Experimentierfelder für ihren vergleichsweise überschaubaren Bezirk entdecken. Ihre Träger sind die jeweiligen Kommunen und lokalen Agenturen für Arbeit, die Aufgabengebiete klar umrissen: Jobcenter prüfen und erbringen Leistungen zum Lebensunterhalt nach dem SGB II (z. B. Arbeitslosengeld II, Leistungen für Bildung und Teilhabe) zur Eingliederung in Arbeit. Das System mit örtlichen Trägern erlaubt kürzere Entscheidungswege sowie den Abschluss von Verträgen und Dienstleistungen im lokalen Bereich sowie innovative IT-Lösungen, die nicht in die bundesweiten BA-Systeme integriert sein müssen.

Düsseldorf-Süd: Neue Räume, moderne Website
 

Geschäftsführer Ingo Zielonkowsky und sein Team am Standort Düsseldorf-Süd erkannten einen großen administrativen und digitalen Spielraum, als im Jahr 2016 der Umzug in neue Räume an der Reisholzer Werftstraße anstand. „Wir wollten nicht bloß Kisten ein- und auspacken, sondern haben uns im Kollegenkreis sehr viel Mühe gemacht, den neuen Ort zukunftsfähig und kundennah zu gestalten“, sagt Ingo Zielonkowsky. Der Eingangsbereich ähnelt einer modernen Schalterhalle, in der die Kunden ihre Anliegen stehend vortragen, während die Jobcenter-Beschäftigten erhöht auf der gegenüberliegenden Seite auf Augenhöhe mit den Kunden sitzen. Das Jobcenter erkennt darin keinen Verzicht auf Komfort, sondern die Möglichkeit, die Vielzahl schnell zu bearbeitender Anliegen hier auch zügig zu bewältigen. Die längeren Vermittlungs- und Beratungsgespräche finden weiterhin in Büros von Sachbearbeitern auf anderen Etagen statt. „Und natürlich können Menschen, die nicht gut oder lange stehen können, ihr Anliegen auch sitzend in einem Nebenzimmer besprechen“, sagt Ingo Zielonkowsky.

Über die räumlichen Veränderungen hinaus war der Umbau der eigenen Website wichtige Voraussetzung für alle weiteren Ideen der Digitalisierung von Dienstleistungen. „Bundesweit besitzt nur ein Drittel aller Jobcenter überhaupt eine eigene Homepage, was aber auch durch ihre sehr unterschiedliche Größe bedingt ist“, sagt Ingo Zielonkowsky. Seine Einrichtung investierte auch hier Zeit und Geld, um auf der Website über bloße Informationen hinaus die Interaktion mit den Kunden auszubauen. Dabei seien von der Online-Terminvergabe über einen Drahtlosnetzwerk-Hotspot im Jobcenter, den eigenen Youtube-Kanal mit Erklär- und Marketingvideos bis hin zur Online-Antragsverfolgung (Tracking) so gut wie alle digitalen Serviceangebote des Jobcenters Düsseldorf-Süd etabliert worden, ohne an die IT-Systeme der Bundes­agentur für Arbeit anzudocken. „Wir haben für den Relaunch unserer Website einen externen IT-Dienstleister beauftragt und bewusst auf Schnittstellen zu den BA-Systemen verzichtet“, sagt Ingo Zielonkowsky.

Das bedeutet einerseits digitale Unabhängigkeit in den Angeboten, die aktuell insgesamt rund 10.000 Bedarfsgemeinschaften, 14.000 erwerbsfähigen Leistungsberechtigten und 3.000 von Langzeitarbeitslosigkeit betroffenen Menschen im Bezirk Düsseldorf-Süd zur Verfügung stehen. Andererseits bringt die solitäre Weblösung hin und wieder auch doppelte Arbeit für die Beschäftigten im Jobcenter, etwa im Zusammenhang mit der eAkte. Sie ist über das Programm „Allegro“ im System der BA hinterlegt und speichert alle Vorgänge eines Kunden. „Bei unserem Antragstracking wäre es der Königsweg, wenn Kunden den Bearbeitungsstand ihres Antrags aus ,Allegro' direkt abfragen könnten“, sagt Ingo Zielonkowsky. Diese Möglichkeit bestehe wegen der unterschiedlichen Weblösungen von BA und Jobcenter aber nicht, beide Systeme sind in unterschiedlichen Schritten mit der identischen Information zu füttern.

2.400 digitale Antworten auf die Frage zum Bearbeitungsstand
 

Warum es dennoch für die Mitarbeiter des Jobcenters von Vorteil ist, dieselben Daten über den Stand eines ALG-II-Antrags in zwei verschiedene Datenbanksys­teme einzugeben, erklärt der operative Bereichsleiter des Jobcenters Düsseldorf-Süd Thomas Saponjac mit Blick auf den Büroalltag: „Wir haben durchschnittlich im Monat bis zu 300 Online-Anfragen nur zu dem Thema Bearbeitungsstand eines Neuantrags. Da empfinden unsere Mitarbeiter wenige zusätzliche Klicks nicht als große Aufgabe, wenn sich dadurch Hunderte Anfragen erübrigen.“

Dieser spezielle Tracking-Service über die Website des Jobcenters ermöglicht es Kunden seit September 2017, rund um die Uhr den Fortgang eines Antragsverfahrens zu verfolgen. Das funktioniert auf Kundenseite per einfachem Klick auf eine Schaltfläche (Button) sowie die Eingabe des Vor- und Zunamens, der Kundennummer und E-Mail-Adresse. Im Hintergrund prüft das Jobcenter-Portal die Übereinstimmung mit dem Datenbanksatz und schickt den Antragsstand automatisch als Nachricht an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Jede Veränderung im Verfahren dokumentieren die Mitarbeitenden in der Datenbank über einfache Auswahl aus einem Drop-Down-Menü. Dafür müssen sie zuvor lediglich die zehnstellige Nummer des Kunden eingeben und dann den entsprechenden Prozessfortschritt anklicken, etwa „Sie haben Ihren Antrag auf ALG 2 gestellt, bitte reichen Sie die nötigen Unterlagen ein“ bis hin zu „Ihr Antrag ist abschließend bearbeitet, in den nächsten Tagen erhalten Sie Ihr Geld“.

Durch diesen Service sind in den ersten acht Monaten 2.400 Anfragen teilautomatisiert beantwortet worden. Damit würden aktuell etwa 40 Prozent derjenigen, die einen Neuantrag auf Grundsicherung gestellt haben, sich über den digitalen Kanal nach dem Antragsstand erkundigen, sagt Thomas Saponjac. Keine Woche vergehe mithin, ohne dass von diesem Service Gebrauch gemacht werde. Das sind Anfragen, „die unsere Mitarbeiter entlasten, weil sie diese sonst per Anruf, E-Mail, Fax oder im persönlichen Gespräch erledigt hätten“, sagt Ingo Zielonkowsky.

Nicht in der elektronischen Schlussmeldung ist die Höhe der zu erwartenden Auszahlung enthalten. „Wir verzichten aus Gründen des Datenschutzes darauf, Beträge in den Statusabfragen zu nennen“, sagt Ingo Zielonkowsky. Dies bleibt dem offiziellen Bescheid vorbehalten. Inhaltlich etwas ausführlicher fällt eine Mailantwort in diesem teilautomatisierten Prozess aus, sollten Antragsunterlagen fehlen. Den Hinweis auf die noch einzureichenden Akten fügen die Mitarbeitenden dann durch die Kopierfunktion per Hand der Standardmail hinzu. Grundsätzlich erfüllt der Datenschutz beim Online-Angebot des Jobcenters Düsseldorf-Süd die erforderlichen Ansprüche, gestützt durch Sicherheitsverbindungen und einen entsprechenden Datenschutzvertrag mit dem IT-Dienstleister. Da der komplette Datenverkehr der Jobcenter-Homepage streng getrennt über dessen Server laufe, „besteht auch keine Gefahr, dass irgendwo ein Einfallstor in die Datenwelt der Bundesagentur geöffnet wird“, sagt Ingo Zielonkowsky.

Living Cards mit QR-Code statt Bewerbungsmappe
 

Ein besonderer Einfall, den das Jobcenter Süd ferner entwickelt hat, ist das Projekt Bewerbungskärtchen. Kunden auf Stellensuche erhalten eine Art Visitenkarte, auf die auch ein QR-Code gedruckt ist. Er führt direkt zu der digital hinterlegten Bewerbungsmappe des Jobsuchenden. „Damit wollen wir unsere Kunden auf dem Arbeitsmarkt einmal anders präsentieren und platzieren“, sagt Ingo Zielonkowsky. Auf Messen und bei anderen Gelegenheiten, wo Arbeitgeber und Arbeitsuchende zusammentreffen, werde so ein Unterschied zu Bewerbern gemacht, die eine herkömmliche Bewerbungsmappe abgeben. Ein Unterschied mit Folgen, hofft Ingo Zielonkowsky. „Wir wollen, dass unsere Kunden eine größere Chance haben, im Gedächtnis des Arbeitgebers zu bleiben, der vielleicht sagt: ,Den Kandidaten mit dem QR-Code gucke ich mir mal genauer an.'“

Auch hier hat das Jobcenter Düsseldorf am Standort Süd eine Lösung innerhalb des eigenen Webauftritts gefunden und die Bewerbungsunterlagen seiner Kunden dort in einer Datenbank hinterlegt. Ein Lerneffekt ist, dass die im Projekt Bewerbungskärtchen engagierten Kunden des Jobcenters Süd ihre Unterlagen selbst in die digitale Datenbank einpflegen – und auch aktualisieren. „Sie sind im Rahmen des Projekts dreimal in der Woche bei ihren Mitarbeitern und nehmen die Änderungen gemeinsam vor“, sagt Thomas Saponjac.

Noch eine Stufe weiter in der digitalen Bewerbung geht das Jobcenter in Kürze mit so genannten Living Cards, die Jobsuchende dem potenziellen Arbeitgeber überreichen können. Dies sind Klappkarten, die beim Öffnen ein kurzes, selbst gedrehtes Video des Stellenbewerbers über einen in der Karte integrierten Kleinstbildschirm abspielen. In Kombination mit dem erprobten QR-Code, der den Zugang zu den Bewerbungsunterlagen im Internet öffnet, „können wir unsere Bewerber damit noch etwas deutlicher darstellen“, sagt Ingo Zielonkowsky. Aktuell nutzt das Jobcenter diese Karten in wenigen Exemplaren intern für die Erläuterung der Prozesse, etwa über die Möglichkeit der Online-Terminierung.

Regionaldirektion der BA und Jobcenter halten viele Bereiche unter dem Aspekt der Digitalisierung für ausbaufähig. Michael Stein von der Regionaldirektion würde zum Beispiel gerne die Arbeitssuchend-Meldung komplett digitalisieren. „Ohne rechtliche Änderung muss der Kunde allerdings zusätzlich zur online möglichen Meldung nach wie vor persönlich vorsprechen“, sagt Michael Stein. Auch den digitalen Service für Arbeitgeber, die über das Jobcenter Arbeitskräfte oder Auszubildende finden können, möchte Jobcenter-Geschäftsführer Ingo Zielonkowsky in Zukunft verbessern.

Eine Schnittstelle sieht er da zum Düsseldorfer Modellprojekt „Lebensbegleitende Berufsberatung“ der Bundesagentur für Arbeit. Hier arbeiten viele Netzwerkpartner – darunter Arbeitgeber, Bildungsträger, (Berufs-)Schulen und Hochschulen – gemeinsam daran, die durch den digitalen Wandel hervorgerufenen Veränderungsprozesse in Arbeit und Ausbildung zu begleiten: Lernende sollen frühzeitig die Herausforderungen des gewählten Berufs erkennen, Fachkräfte neue Anforderungen mithilfe von Zusatzqualifikationen bewältigen. Das komplette Weiterbildungsportfolio der Region Düsseldorf online in einer Datenbank verfügbar zu machen, ist für Ingo Zielonkowsky in diesem Zusammenhang eine sinnvolle Möglichkeit. Im Moment gibt es die Information noch auf Flyern und als einfache Linkliste – dies lässt viel Raum für digitale Ideen.

Ansprechpartner in der G.I.B.

Oliver Schweer
Tel.: 02041 767252
o.schweer@gib.nrw.de

Kontakte

Regionaldirektion NRW der
Bundesagentur für Arbeit
Tel.: 0211 4306-192
Michael Stein, Fachbereichsleiter
„Lebensunterhalt sicherstellen“
Nordrhein-Westfalen.Lebensunterhalt-
sicherstellen@arbeitsagentur.de

Jobcenter Düsseldorf/Standort Süd
Tel.: 0211 91747-0
www.jobcenter-duesseldorf.de/service/
online-termine.html

Ingo Zielonkowsky, Geschäftsführer
jobcenter-duesseldorf.sued@jobcenter-ge.de

Autor

Volker Stephan
Tel.: 0173 3679157
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www.volker-stephan.net

 

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